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都年底了,你还没学会怎样汇报工作么?

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楼主
  

工作事业是人生奋斗中重要的一部分,对于大多数人来说,工资收入是主要的收入来源。


工作很重要,老板很重要。老板是我们的客户,是决定出粮的人。同事很重要,同事是我们的合作伙伴,和同事在一起才能走得更远。


如何能让老板和同事清晰地理解你的工作内容,业绩表现和问题反馈呢?


接下来这篇文章出自世界500强全国高级总监“Viann”之手,她担任多家知名企业高管逾十年。想要读懂老板的心?读这篇文章就够了~


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 同事小M是公司的管培生,毕业三年的她十分好学和努力。工作总是抢着做,任劳任怨,而且无论加班到几点,总是按时按量的完成工作,深受她的老板和同事的喜欢。


不过最近M有点郁闷。老板觉得M的工作做得不错,有意安排她在公司高层的会议上汇报工作,借此给她更多的机会展现和曝光。本来是好事,可是最近M连做了几次PPT,都被老板毙掉。要知道M可是PPT技术高手,工作后一直以会做精美PPT而出名。可是为什么就这次向更高层汇报工作的PPT就怎么都不得法呢?

 

于是M跑来找我求助。当她打开PPT时,我立即就知道问题在哪里了。


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绝大部分公司的组织架构,都是金字塔型的。这就意味着越上层的管理者或者老板,每天接触到信息就越多。而作为管理者最重要的一个工作职能,就是在大量的信息中获取核心要点,并以此作为业务决策的依据。

 

可惜的是,大多数人的汇报工作都没有掌握正确的方法。如果不站在对方的角度去陈述,很有可能你讲完了,他/她什么也没听进去,这意味着你白做了。


汇报工作只是将你日常所做的,用正确的方法表达出来。有些技巧你需要学会。



01

首先确定你最想传递的信息是什么

 

可能你的工作过程很辛苦,也可能你的Show case 很多。但是,无论你汇报了多少内容,请首先确定你此次演讲的目的,那就是让领导听完后记住你汇报的核心内容。目标最好是聚焦在一点上,最多也不应该超过三点。否则就是自嗨,因为领导记不住。

 

所以,首先要确定目标,你最想传递给老板的信息是什么。

 

 

02

汇报内容,从结论开始

 

不知你有没有留意,我们讲话结构通常是这样的:今天早上去买菜,为了能买到最新鲜的大白菜,我6点就起床了,然后坐公交车到地铁站,没想到地铁发生故障,等了20分钟才正常运行。当我步行10分钟到菜市场后,发现大白菜已经卖完了,太不好运了。


怎么样?这就是我们再熟悉不过的讲话结构---平铺直叙,先背景,再过程,后结果。

 

这种说话方式,聊天写小说都没有问题。但是用这样的结构去汇报工作,就大错特错了。用平铺直叙的方式讲话,传递的信息非常多,听完后完全不知道你想要表达什么。到底是想传递早起的问题,或是地铁的问题,还是白菜的问题?

 

想让人在短时间内一听就清楚你想传递的信息,必须改变沟通结构,即以结论为导向的方式:结论—背景—过程—结论。

 

换一种讲法:今天很不好运,我没有买到白菜(结论先行)。我起了大早只为买到新鲜的白菜(背景),我6点起床,坐公交车到地铁站,没想到地铁发生故障,等了20分钟才正常运行(过程)。所以,我最终还是没有买到白菜(结论)

 

内容完全没有改变,只是说讲话顺序变了,现在是不是非常清楚,这段话想表达的意思是什么?

 

想让领导在你所说的众多信息中听懂你想表达的意思,请记住结论先行。

 


03

一张PPT只传递一个结论

 

每次开会看到那些写着密密麻麻的内容的PPT,我就能摇头。这样写PPT完全从自身角度出发,没有考虑到观众的感受。

 

想想吧,一场会议可能长达3个小时或更长时间, 演讲者的内容个个不同。要想集中精力听进所有内容,对听众而言绝对体力,眼力和精神的双重考验。

 

很多人一看见满是文字的PPT,第一反应就是崩溃了。此刻不精神涣散更待何时?

 

做PPT的人光顾着往每张slide里塞进更多的内容,生怕漏掉了什么内容,自己吃了大亏。就如妈妈做了很多的菜,希望孩子都能吃下。殊不知,孩子吃饭前已经吃了很多东西,再一看到满桌子的菜,就完全不想吃了。

 

记住,PPT的内容一定要精简,每一张都只能有一个结论。最好的办法就是将标题设为结论。这样既直观又避免歧义。

 


04

少字多图,学会用数字说话

 

一看到用数字说话,很多人此刻会点头,嗯,完全同意,我就是这样做的。但我不得不说,多数人都做错了

 

刚才有谈到,很多人都喜欢将每张PPT填的很满。填满PPT的常见两种做法:一是文字填满,二是数据填满。用数字说话的人,喜欢把PPT当成Excel,将Excel 复制粘贴过来PPT,每一张PPT都是一个EXCEL,上面写满了用放大镜也看不清的数字。

 

我建议每个做PPT 的人,每做完一张PPT,自己退后三大步看看,设身处地的想一想,如果你是听众,你是否能一眼看得清楚这张PPT?如果你都不能,凭什么可以吸引到观众?

 

想让台下观众看的懂PPT的办法就是:

 

1.少文字多图片。能用图表或图片表达的,尽量不用文字表述;


2.突出关键数字。数字是最有冲击力的表达方式但是要切忌满屏都是数字。只有突出关键数据,才能给人留下深刻印象。

 


05

一场几十分钟的汇报演讲,PPT最好不要超过10张

 

做到这一点很难,但还是要往这个方向努力。有舍才有得。果断的删掉无关紧要的内容,只留下精髓部分,这样才能清晰地传递信息。


如果你想利在短短几十分钟内传递几十个观点,那么最终的结果,有可能是别人一个也没听进去。

  

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回到M的汇报PPT。她给我呈现的绝对是PPT高手的精美制作。可是她的PPT多达40页,每一张的内容都极为丰富多彩,密密麻麻连蚂蚁都找不到落脚的地方。

 

我问她,你想传达的目的是什么呢?你每一部分的结论又是什么呢?你想讲完后,让老板记住哪几点呢?她低头沉思,然后,眼睛亮了。

 

想通过汇报演讲给人留下深刻印象,在众人当中脱颖而出。一定要记得这五点,设定目标,结论先行,标题即结论,少字多图,简明扼要。


永远不要忘了你汇报的目的,你不是为了讲而讲,你是为了让人记住而讲。假如你想表达三个要点,如果你讲完后,有人能复述出你的三个要点,那么恭喜你,你的演讲成功了。


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